Kontraktstyring er en proces, som er med til at styre både oprettelse, gennemførelse samt analyse, for at maksimere de økonomiske og de driftsmæssige resultater i en given organisation, på samme tid med at den finansielle risiko bliver reduceret.
Kontraktstyring bliver efterhånden dyrket mere og mere af offentlige indkøbere – og ofte er der mange penge at hente, hvis man prioriterer driften af sine aftaler. Dog kan det somme tider være en svær disciplin at mestre. Nogle gode råd kan blandt andet være:
-
Sørg for at bruge din kalender grundigt og vær dermed på forkant. Du skal sørge for at holde dig orienteret om, hvad dine forpligtelser er i kontrakten, ved at indsætte de vigtige datoer i kalenderen. På den måde er du sikker på, at huske for eksempel at få forlænget din kontrakt til rette tid.
-
Sørg for at du har læst din kontrakt igennem – og grundigt. Mange gange kan man identificere diverse fejl og mangler fra begge sider, ved at gennemlæse kontrakten grundigt – og det kan samtidig være en god måde at få klarlagt, hvilke pligter og rettigheder du har.
-
Gør kontrakten forståelig for alle. Ofte kan en kontrakt være både lang og kompliceret, og det kan tit medføre at man hverken læser eller forstår hele eller dele af kontrakten. Brug derfor et jævnt sprog gennem hele kontrakten, så det er forståeligt at læse.
-
Opret en vidensbank, så dine fremtidige kontrakter kan blive optimeret. Når fejl og mangler er identificeret, er det vigtigt at sørge for at de samme fejl ikke gentager sig – hvilket er en del af kontraktstyringen. Derfor er det smart at bruge en vidensbank eller et andet slags system, hvor alle dem, der er berørt af kontrakten, kan opliste eventuelle problemer, og forhåbentlig også fremkomme med forslag til løsning af problemerne. På den måde undgår du at havne i de samme konflikter igen.
